Presentaciones sin pánico: una hoja de consejos tácticos
Introducción
A lo largo de los años, nuestro equipo ha apoyado a muchas organizaciones en el desarrollo y la realización de presentaciones, ya sea para reuniones del Consejo de Administración, sesiones de conferencias, webinars u otros proyectos. Este documento con consejos tácticos incluye nuestros consejos más útiles para garantizar una presentación sin nervios.
Si bien estas recomendaciones serán útiles para prepararse bien para una presentación, no se pretenden servir de guía para el desarrollo, diseño o presentación de presentaciones de diapositivas. Para obtener una guía detallada y las mejores prácticas respaldadas por investigaciones, consulte el artículo de Andy Goodman. ¿Por qué las malas presentaciones afectan a las buenas causas?.
Tabla de contenidos
Rehearse
En lo que respecta a las presentaciones, la práctica hace la cerca de Perfecto. Nunca se sabe qué podría pasar en la habitación, pero con suficiente práctica puedes sentirte seguro para manejar lo inesperado.
Centrate tus ejercicios de preparación en los siguientes elementos para prepararte mejor para una presentación sin pánico.
Hora de acción
- Obtenga una clara comprensión de cuánto tiempo se asigna para su presentación y de cuánto podría reservarse para otras necesidades. Por ejemplo, si está presentando en una conferencia en la que la gente estará cambiando de sesión anterior o de los descansos para almorzar, incluya tiempo al principio de su presentación para que su audiencia se pueda acomodar.
- Estime el tiempo que necesitará para los diferentes componentes de su presentación. Luego, practique la presentación y observe el reloj. ¿Qué tan precisas fueron sus estimaciones? Ajuste las necesidades según sea necesario para tener más o menos tiempo.
- Utiliza un temporizador. Recomendamos la aplicación SpeakerClock, que no se verá afectada por las notificaciones y no requiere que recuerdes un dispositivo separado. Configura el temporizador para la duración de tu presentación y, mientras se reduce el tiempo, anota en tus diapositivas la hora que esperas ver en el temporizador cuando empieces o termines una sección.
Nota: Es común que los presentadores ralenticen la velocidad de la grabación en el estudio. Si esto es cierto para usted, considere añadir un buffer para tener más tiempo que el que utilizó durante su ensayo.
Cadence
- Organice sus puntos de conversación en una lista de frases breves en forma de puntos, en lugar de en párrafos o oraciones completas, lo que le animará a hablar de manera natural en lugar de leer el texto literalmente.
- Intenta practicar lo suficiente para que tu discurso parezca natural y utiliza la lista de puntos para mantenerte en el camino correcto.
- Decida cómo visualizará sus notas el día de la presentación. ¿Usará la función “Modo Presentador” de PowerPoint para visualizar sus notas en pantalla mientras comparte su presentación? ¿Las imprimirá en un papel de tamaño carta para poder revisarlas desde el podio mientras está en el escenario? ¿Usará una combinación de notas digitales y impresas, en caso de que haya problemas técnicos y tenga que cambiar de formato para presentar desde su dispositivo propio?
Instrucciones
- Añade una palabra o un símbolo a tus notas para indicar diversos aspectos de tu presentación, como por ejemplo:
- Avanzar el deslizador
- Detener la proyección para dar tiempo al público a pensar o a procesar lo que acaba de ver
- Presentación de un nuevo altavoz
- Preguntas invitadas
- Para obtener respuestas a preguntas, decida si asignar una diapositiva titulada “Preguntas” que invite a una sesión de preguntas y respuestas, o incorporar una o dos preguntas específicas de determinado contenido en otra diapositiva.
Ponentes
- Determine quién de su equipo está entregando qué parte(s) de la presentación y etiquete sus notas en consecuencia.
- Consígueme un acuerdo sobre cuándo y cómo pasar de un orador a otro. ¿Dependerás de una señal visual o auditiva, o uno de los oradores presentará al siguiente?
- Si estás dando las presentaciones, acuerde cómo presentará los ponentes.
- Clarifique si cada ponente preparará sus propios materiales y, de ser así, si cambiará de dispositivo/presentación de diapositivas a otro o combinará el contenido en una sola presentación. Si una persona o organización preparará todos los materiales, consulte con los copresentadores sobre sus preferencias para revisar el contenido con antelación.
- Si su presentación incluye ponentes invitados, comparta con ellos la parte de la presentación de la que serán responsables y les invite a participar en las sesiones de práctica.
- Si los invitados participarán virtualmente, ¿deberán estar presentes durante toda la presentación o debería unirse a la reunión 5 o 10 minutos antes de que comience su sección?
- Si los invitados participan en persona, ¿deberían seguir sentados hasta que llegue su turno de hablar? ¿Les indicará cuándo deberían unirse a ustedes en el escenario, o tendrá un horario acordado para que vayan hacia la parte delantera de la sala?
Espacio
- Si presentas en persona, comprueba:
- La disposición de la sala para que los materiales sean visibles desde la perspectiva del público.
- Dónde se sentará o se situará el orador. Por ejemplo, ¿se sentará al frente de una mesa de juntas que tiene capacidad para 20 personas? ¿O si se sentará de pie detrás de un podio en un escenario elevado en un auditorio? Si se encuentra en el escenario, ¿necesitará un taburete o otra opción de asiento?
- El acceso a la tecnología, como las conexiones de portátiles o altavoces. ¿Son por cable o por Bluetooth? ¿Necesitará llevar un adaptador específico para adaptar su dispositivo?
- Cómo pueden los participantes hacer preguntas. ¿Se alinearán frente a un micrófono, o alguien con un micrófono recorrerá la sala para aquellos interesados en hacer una pregunta?
- Si presentas de forma virtual, comprueba:
- ¿Qué plataforma será la encargada de albergar la presentación? ¿Es una plataforma con la que ya estás familiarizado o una nueva para ti? Si es nueva, considera realizar una prueba antes del día de la presentación, si es posible, o iniciar sesión en la plataforma 15-20 minutos antes para familiarizarse con su funcionamiento y sentirte cómodo con ella.
- Si más de una persona puede controlar las funciones del presentador.
- Cómo pueden los participantes hacer preguntas. ¿Se los animará a usar una casilla de chat o a “levantar la mano” virtualmente y esperar a que se les invite a hablar?
Consideraciones técnicas
Incluso las presentaciones más bien preparadas pueden fallar si se enfrentan a dificultades técnicas inesperadas. La forma más segura de prevenir un fallo técnico es anticiparse a las necesidades del orador y del público y planificar soluciones comunes.
Considere las siguientes necesidades técnicas para evitar el estado de pánico el día de la presentación.
Títulos, interpretaciones y traducciones
- ¿Necesitará su presentación ser traducida a idiomas específicos? Identifique qué idiomas necesitará para traducir el contenido de sus diapositivas.
- ¿Necesitará un intérprete en vivo? Como presentador, no leerá sus diapositivas literalmente, por lo que incluso si sus diapositivas están traducidas, podría necesitar un intérprete para garantizar que lo que dice sea accesible para los miembros del público que hablan un idioma diferente al suyo.
- Las descripciones son generalmente útiles para cualquier audiencia, pero es útil saber si la plataforma de presentación puede generar automáticamente las descripciones. Si se presenta de forma virtual, algunos programas permiten a los participantes controlar sus propias descripciones, por lo que puede ser conveniente explicar cómo hacerlo al principio de la presentación.
Online vs. descargado
- ¿Presentará su presentación desde una fuente en línea, como Sharepoint o Google Slides, o descargará el archivo a su dispositivo personal como presentación PPT? Si presentará desde una fuente en línea, asegúrese de tener una conexión a Internet estable y confiable. También considere:
- La resolución de la imagen puede ser borrosa a veces durante la transmisión en línea, así que asegúrate de usar imágenes de alta calidad e incluir texto alternativo en caso de que la imagen no se cargue.
Audio y vídeo
- Pruebe el micrófono del altavoz – ya sea en persona o a distancia – con antelación y ajuste el sonido si es necesario. Si otros miembros de la habitación utilizarán un micrófono para hacer preguntas, considere proporcionar instrucciones sobre cómo hablar claramente y en voz alta.
- Pruebe cualquier clip de audio o vídeo incorporado en su presentación para asegurarse de que se reproduzca de forma precisa.
- Considere lo que se muestra en pantalla y cuándo. ¿Los diapositivos estarán visibles en todo momento, o habrá partes de la presentación en las que los diapositivos desaparecerán y serán reemplazados por otro contenido?
- Si presentas tu presentación desde tu portátil personal, oculta y silencia las notificaciones de programas de chat como Slack o Teams para evitar pop-ups prematuros (o embarazosos).
- Asigne a un miembro del equipo la tarea de monitorear la función de chat de una presentación virtual.
Dispositivos
- Compre cables de carga o de conexión para cualquier dispositivo que necesite, como su computadora portátil, altavoces, cámara de video, ratón o teclado inalámbricos y puntero láser.
- Siéntase preparado con baterías adicionales que sean compatibles con los dispositivos que va a utilizar.
- Siempre que sea posible, tenga un equipo de respaldo cerca. Si el portátil del locutor se bloquea, ¿cuál puede utilizar en caso de necesidad? Tome estas decisiones con antelación para que quien esté disponible para brindar apoyo pueda hacerlo de inmediato.
Esté preparado para lo inesperado
Una presentación sin pánico se basa en la planificación y la reflexión anticipada ante posibles inconvenientes o interrupciones. Además de las consideraciones técnicas mencionadas anteriormente, cree un plan para los siguientes escenarios.
Los ponentes no pueden unirse, están atrasados o tienen problemas técnicos
- Ten una copia de las notas del orador disponible en caso de que alguien más tenga que presentar su sección.
- Asigne un presentador de respaldo (ya sea el orador principal o otra persona) para cubrir su sección.
- Reorganice la presentación para que el orador tenga más tiempo para unirse o abordar los problemas de la red. Por ejemplo, si hay tres invitados esperando para presentar su ponencia y el primer invitado llega tarde, acuerde de antemano comenzar con el segundo invitado y volver al primero cuando/si el primero se una.
Los miembros del público hacen preguntas difíciles
- Escribe una lista de preguntas difíciles de responder que te puedan hacer y redacta previamente las respuestas a esas preguntas. Practica esas respuestas o inclúyalas en las notas de voz para tenerlas a mano cuando sea necesario.
- Si es necesario, asigne preguntas específicas a los miembros del equipo.
Se oye cantar los libélidos
- Dirija una o dos preguntas directamente a los miembros del público que conozca para prepararlas con antelación y hacerlas en caso de que la sesión de preguntas y respuestas tenga un inicio tranquilo.
¿Necesita ayuda?
¿Tu organización se prepara para una presentación? ¡Nos encantaría ayudarte! Además de ayudarte a evitar el pánico el día de la presentación, podemos ayudarte con el desarrollo de presentaciones en diapositivas, la preparación de preguntas y respuestas y la facilitación, entre otras cosas. Contacta con nosotros hello@springboard.partners.
