パニックのないプレゼンテーション：戦術的なヒント集
はじめに
ここ数年、私たちのチームは、取締役会、カンファレンスセッション、ウェビナー、その他のプロジェクトにおけるプレゼンテーションの作成と練習を支援してきた。この戦術的なヒント集では、パニックのないプレゼンテーションを実現するための最も役立つアドバイスを掲載しています。.
これらのヒントはプレゼンテーションの準備に役立つものですが、スライドショーの開発、デザイン、または配信のガイドとして提供されるものではありません。詳細なガイドや研究に基づいたベストプラクティスについては、Andy Goodmanの「How to Create Slideshows」を参照してください。 なぜ良い目的のために悪質なプレゼンテーションが起こるのか.
目次
リハーサル
プレゼンテーションに関しては、練習が成功をもたらします。 近くに 完璧です。部屋で何が起こるか分からないこともありますが、十分な練習をすれば、予期せぬ事態に対処する自信を持つことができます。.
パニックのないプレゼンテーションに最善の準備をするために、以下の要素に重点を置いて練習してください。.
タイミング
- プレゼンテーションにどのくらいの時間が割り当てられるか、そして他のニーズにどのくらいの時間が割り当てられるかを明確に理解してください。例えば、以前のセッションや昼食休憩から参加者が移行する会議でプレゼンテーションを行う場合は、参加者の落ち着きを得るためにプレゼンテーションの最上部に十分な時間を確保してください。.
- プレゼンテーションの各コンポーネントにかかる時間を見積もります。その後、プレゼンテーションの配信の練習を行い、時計を見ながら進めてください。見積もりはどの程度正確でしたか？必要に応じて調整して、必要に応じてより多くの時間またはより少ない時間を確保してください。.
- タイマーを使用してください。通知に邪魔されず、別のデバイスを覚えておく必要がないスピーカクロックアプリをおすすめします。プレゼンテーションの期間に合わせてタイマーを設定してください。カウントダウンが進むにつれて、セクションの開始または終了時にタイマーに表示される時刻をスライドに書き留めてください。.
注：プレゼンターは部屋の中で速度を落とすことがよくあります。もしこれがあなたにとって当てはまるなら、リハーサル中に使用した時間よりも余裕を持てるよう、バッファを追加することを検討してください。.
ケイデンス
- 話し方のポイントを段落や完全な文ではなく、箇条書き形式の短いフレーズのリストにまとめることで、テキストをそのまま読み上げるのではなく、自然な発話を促すことができます。.
- 会話のような話し声になるよう十分に練習し、箇条書き形式のリストを使って進め方を維持するようにしてください。.
- プレゼンテーション当日、ノートをどのように表示するかを決めてください。プレゼンテーションを共有しながら、PowerPointで「プレゼンターモード」を使ってノートを画面上で表示するか、あるいは、ステージ上でポッドからちらっと見ながら、文字サイズの紙に印刷して持ち出すか、あるいは、技術的な問題が生じたり、自分でデバイスでプレゼンテーションを行う必要がある場合に備えて、デジタルノートと印刷ノートの組み合わせを使用するかを決めてください。
指示音
- プレゼンテーションのさまざまな側面を促すために、ノートに単語や記号を追加します。例えば、以下のとおりです。
- スライドを移動する
- 観客に思考や処理の時間を与えるために一時停止する
- 新しいスピーカーの紹介
- 質問の招待
- 質問がある場合は、「質問」というタイトルを付け、Q&Aの提示を行うか、特定のコンテンツに特化した質問を別のスライド内に埋め込むか、そのどちらかを選択してください。.
スピーカー
- チーム内でプレゼンテーションのどの部分を担当しているかを判断し、それに応じてノートにラベルを付けます。.
- 1人のスピーカーから別のスピーカーへの移行時期と方法について合意する。視覚的なシグナルや聴覚的なシグナルを利用するか、あるいは次のスピーカーが次の話を始めるのか。
- プレゼンテーションを行う場合は、スピーカーを紹介する方法について合意してください。.
- 各スピーカーが各自の資料を用意するかどうかを明確にし、そうであれば、アクセスの切り替えは1つのデバイスまたはスライドショーから別のデバイスまたはコンテンツを1つのプレゼンテーションにまとめるかどうかも明確にしてください。1人の人物または組織がすべての資料を準備する予定の場合は、事前にコンテンツのレビューの優先順位について共同プレゼンテーションメンバーと確認してください。.
- プレゼンテーションにゲストスピーカーが含まれている場合は、彼らが担当する部分をその人たちと共有し、実技セッションへの参加を招待してください。.
- ゲストが仮想形式で参加する場合、プレゼンテーション全体にわたって出席する予定があるのでしょうか、それともセクション開始の5~10分前に会議室に参加すべきでしょうか？
- ゲストが直接参加する場合、発言の順番が来るまで座ったままにしておくべきでしょうか？参加者がステージにいつ参加すべきかを指示するべきでしょうか、それとも、全員が一緒に会場の最前へ移動する合意された時間があるのでしょうか？
宇宙
- 直接プレゼンテーションを行う場合は、以下の点を確認してください：
- 視聴者の視点から素材が確認できるようにするため、部屋の配置を調整します。.
- スピーカーがどこに座るか、あるいは立つ場所。例えば、20人収容の会議室のテーブルの先頭にスピーカーが座るのでしょうか？それとも、講堂の上の高いステージの上の壇の後ろに立つのでしょうか？もし舞台で演説する場合、スピーカーには椅子などの座席オプションが必要になりますか？
- ノートパソコンやスピーカーの接続など、技術的な接続方法。有線接続ですか？Bluetooth接続ですか？また、ご使用のデバイスに合わせて特定のアダプターを用意する必要があるでしょうか？
- 参加者が質問をすることが可能である。参加者はマイクの前に並ぶか、マイクを持つ人が会場を回り、質問をする参加者に声をかけてくれるか。
- オンラインでのプレゼンテーションの場合は、以下の点を確認してください：
- プレゼンテーションはどのプラットフォームで実施されますか？既にご利用のプラットフォームですか、それとも初めてのプラットフォームですか？新しいプラットフォームの場合は、プレゼンテーション当日前にトライアルを実施するか、15〜20分早くログインして、プラットフォームの機能を確認して慣れることを検討してください。.
- 複数の人がプレゼンター機能の操作が可能かどうか。.
- 参加者が質問をすることが可能かどうか。チャットボックスの使用を促すのか、あるいは仮想的に「手を挙げ」待つようにするのか。
技術的な考慮事項
最善に準備されたプレゼンテーションであっても、予期せぬ技術的な問題が発生した場合、うまくいかない可能性があります。誤動作を事前に防ぐ最も安全な方法は、講演者と聴衆のニーズを予測し、一般的な事態への備えをすることです。.
プレゼンテーション当日が慌ただしくなる恐れを避けるために、以下の技術的なニーズを考慮してください。.
字幕、通訳、翻訳
- プレゼンテーションは特定の言語に翻訳する必要があるのでしょうか？ スライドの内容をどの言語に翻訳する必要があるかを特定してください。.
- ライブ通訳が必要になりますか？プレゼンターとして、スライドをそのまま読み上げることはありません。そのため、スライドが翻訳されているとしても、相手があなたとは異なる言語を話す聴衆にも理解できるように、通訳が必要になる場合があります。.
- キャプションは一般的にあらゆる視聴者にとって有用ですが、プレゼンテーションプラットフォームでキャプションを自動生成できるかどうかを知っておくと便利です。バーチャル形式でのプレゼンテーションの場合、一部のプログラムでは参加者が自身のキャプションを制御できるようになっているため、プレゼンテーションのトップにこの方法を説明しておく価値があります。.
オンライン版 vs. ダウンロード版
- プレゼンテーションはSharepointやGoogle Slidesなどのオンラインソースから配信するか、PPT形式のプレゼンテーションとして個人用デバイスにファイルをダウンロードするかどうかです。オンラインソースからプレゼンテーションを行う場合は、安定した信頼性の高いインターネット接続を確保してください。また、以下の点も考慮してください：
- オンラインでのストリーミングでは画像解像度が時々ぼやけてしまうことがありますので、高品質な画像を使用し、画像が読み込まれない場合に代替テキストを含めるようにしてください。.
音声と映像
- スピーカーのマイクロフォン（対面またはリモート方式）を事前にテストし、必要に応じて音量を調整してください。もし部屋の他の人が質問をするためにマイクロフォンを使用する予定であれば、明確かつ大きく発音するよう指示しておくことを検討してください。.
- プレゼンテーションに埋め込まれた音声や動画クリップをテストして、正確に再生されることを確認してください。.
- 画面に表示される内容と、そのタイミングを検討してください。スライドは常に表示されるのでしょうか、それとも、スライドが消えて他のコンテンツに置き換えられる部分があるのでしょうか。
- 個人用ノートパソコンからプレゼンテーションを行う場合は、SlackやTeamsなどのチャットプログラムからの通知を非表示にしてミュートにしてください。そうすることで、不必要な（あるいは恥ずべき！）ポップアップが表示されるのを防ぐことができます。.
- 仮想プレゼンテーションのチャット機能の監視をチームメンバーに割り当てます。.
デバイス
- ノートパソコン、スピーカー、ビデオカメラ、ワイヤレスマウスまたはキーボード、レーザーポインターなど、必要に応じて充電用または接続用ケーブルを用意してください。.
- 使用するデバイスに合う追加のバッテリーを用意しておきましょう。.
- できる限り、バックアップを用意しておいてください。スピーカーのノートパソコンがブルースクリーンになった場合、そのノートパソコンを他の誰が使ってもいいでしょうか？これらの決定は事前にしておき、サポートを提供する立場にある人はすぐに対応できるようにしてください。.
予期せぬ事態に備えましょう
パニックのないプレゼンテーションは、不都合や中断の可能性を事前に考え、計画することに基づきます。上記技術的な考慮事項に加え、以下のシナリオに対する計画を作成してください。.
スピーカーが参加できない、遅刻している、または技術的な問題が発生している
- もし他の人がセッションの発表を行う必要がある場合、スピーカーのメモのコピーを用意しておいてください。.
- メインスピーカーであるか、または他の誰かであるかを問わず、そのセクションを担当するバックアッププレゼンターを割り当ててください。.
- プレゼンテーションの順番を再整理して、スピーカーに参加したり、インターネットの問題について説明する時間をもっと与える。例えば、プレゼンテーションを行うために3人のゲストが並んでいる場合、最初のゲストが遅れてきた場合は、2人目のゲストから開始し、参加した際に再度最初のゲストに戻ることを事前に合意する。.
観客の皆さんが厳しい質問をしています
- あなたに問われる可能性のある難問のリストを作成し、その質問に対する回答を事前に作成しておく。その回答を練習したり、必要に応じてすぐに参照できるように、スピーチノートにその回答を記載しておく。.
- 必要に応じて、特定のチームメンバーに特定の質問を割り当てることができます。.
カエルの鳴き声が聞こえる
- ご自身がよく知っている1~2人のオーディエンスに事前に質問の準備を依頼し、Q&Aがスムーズにスタートしない場合に備えてその質問をしてください。.
ヘルプが必要ですか？
あなたの組織はプレゼンテーションの準備を進めているでしょうか？私たちはお手伝いさせていただきます！プレゼンテーション当日におけるパニックを回避するお手伝いはもちろんのこと、スライドショーの作成、質疑応答の準備、進行のサポートも可能です。お気軽にお問い合わせください。 hello@springboard.partners.
